Obsidian für die Arbeit — Vorlagen und kommerzielle Lizenz

Obsidian wurde für persönliche Notizen gebaut, und genau deshalb funktioniert es gut im Job: Meeting-Notizen, Projektpläne und die Historie jedes Kunden liegen als Markdown-Dateien auf deinem eigenen Rechner, sie verlinken aufeinander und hängen an keinem Abo. Dieser Leitfaden beantwortet die drei Fragen, die sich Leute stellen, bevor sie Obsidian für die Arbeit nutzen: ob die Lizenz das erlaubt, wie man einen Arbeits-Vault aufbaut, der auch nach dem ersten Monat noch nützt, und was sich ändert, wenn ein ganzes Team mitmacht.

Ist Obsidian für die Arbeit kostenlos? Die kommerzielle Lizenz erklärt

Ja. Die Lizenzübersicht von Obsidian, zuletzt am 20. Februar 2025 aktualisiert, sagt, dass die App für alle Zwecke kostenlos ist, auch für private, kommerzielle und gemeinnützige Nutzung. Für den Einsatz im Job oder im Unternehmen brauchst du keine Lizenz. Es gibt zwei optionale kostenpflichtige Lizenzen, die die Entwicklung unterstützen: die Catalyst-Lizenz für Einzelpersonen mit Extras wie frühem Zugang zu Betaversionen und die Commercial-Lizenz, mit der eine Organisation auf der Website von Obsidian als Unterstützer erscheint. Wer eine davon kauft, darf mit der App nicht mehr oder weniger als vorher.

Zwei praktische Punkte sind wichtiger als die Lizenz. Deine Notizen bleiben auf deinem Gerät, solange du keine Synchronisierung wählst, also prüfe die Regeln deines Arbeitgebers dazu, wo Arbeitsdaten liegen dürfen. Und Zusatzdienste sind getrennt: Obsidian Sync und Obsidian Publish sind kostenpflichtige Abos, ganz gleich, welche Lizenz du hast.

Obsidian für die Arbeit nutzen: ein Vault, fünf Arten von Notizen

Ein Arbeits-Vault wird unübersichtlich, wenn jede Notiz anders aussieht. Er bleibt nützlich, wenn es nur wenige Arten von Notizen gibt, jede mit denselben Eigenschaften, damit Dataview sie zusammenführen kann. Fünf Arten decken den Großteil der Büroarbeit ab.

Tagesnotizen als Eingang

Beginne jeden Tag in einer Notiz: was im Kalender steht, was fällig ist und ein Protokoll dessen, was passiert. Was zu echter Arbeit wird, bekommt eine eigene Notiz und einen Link zurück. Die Vorlage für Tagesnotizen liefert dieses Layout fertig.

Meeting-Notizen, die Aufgaben erzeugen

Jedes Meeting bekommt eine Notiz mit denselben vier Abschnitten: Agenda, Notizen, Entscheidungen und Aktionspunkte. Weil die Aktionspunkte Checkboxen mit Verantwortlichem und Datum sind, kann ein Dashboard alle offenen über alle Meetings hinweg auflisten. Die Vorlagen für Meeting-Notizen decken Teammeetings, 1-on-1s, Kundengespräche, Daily Stand-ups und Retrospektiven ab.

Projekte mit Status und Zeitplan

Eine Notiz pro Projekt, mit Verantwortlichem, Status sowie Start- und Fälligkeitsdatum in den Eigenschaften. Der Projektmanagement-Vault fasst sie nach Status und Verantwortlichem zusammen, und die Gantt-Diagramm-Vorlage zeichnet aus den Aufgabendaten einen Zeitplan. Für den Alltag kommt ein Kanban-Board obendrauf.

Kunden und Kontakte in einem persönlichen CRM

Personen und Firmen bekommen eigene Notizen, und jedes Gespräch wird mit Datum festgehalten. Der Obsidian-CRM-Vault macht daraus die Wiedervorlagen dieser Woche, offene Deals nach Phase und Kontakte, mit denen seit zwei Monaten niemand gesprochen hat.

Aufgaben im ganzen Vault

Aufgaben können dort stehen, wo sie entstehen, in einem Meeting, einem Projekt oder einer Kundennotiz, solange sie dasselbe Format nutzen. Eine einzige Abfrage listet sie dann nach Fälligkeit. Der GTD-Aufgaben-Vault baut mit dem Plugin Tasks ein ganzes System auf dieser Idee auf.

Für den Anfang reicht eine Ordnerstruktur, die diesen fünf Arten folgt:

Tagesnotizen/
Besprechungen/
Projekte/
Kunden/
Vorlagen/
Start.md

Obsidian für Teams: was funktioniert und was nicht

Obsidian lässt sich teilen, mit Grenzen, die ein Team kennen sollte, bevor es sich festlegt. Mit Obsidian Sync kann der Eigentümer eines Remote-Vaults Mitwirkende per E-Mail einladen. Laut der Hilfe von Obsidian braucht jede mitwirkende Person ein eigenes aktives Sync-Abo, ein geteilter Vault hat höchstens 20 Mitwirkende, und alle haben dieselben Rechte wie der Eigentümer, nur dass allein er einladen kann. Gleichzeitiges Bearbeiten derselben Datei in Echtzeit gibt es nicht: Du siehst keine fremden Cursor, Änderungen erscheinen nach dem Synchronisieren, und gleichzeitige Änderungen an einer Datei werden beim Synchronisieren zusammengeführt, mit einem Versionsverlauf für ältere Stände.

Damit passt Obsidian gut zu einem kleinen Team, das Referenznotizen, Meeting-Protokolle oder eine Wissensdatenbank teilt, und schlecht zu Dokumenten, an denen mehrere Leute im selben Moment schreiben. Viele nutzen es umgekehrt: ein persönlicher Arbeits-Vault zum Denken und Vorbereiten, während die gemeinsamen Dokumente des Teams in den üblichen Werkzeugen des Unternehmens bleiben.

Arbeit und Privates getrennt halten

Obsidian kann mehrere Vaults öffnen, jeden in einem eigenen Fenster, und über das Vault-Menü zwischen ihnen wechseln. Ein eigener Vault für die Arbeit macht es einfach, die Speicherregeln des Arbeitgebers einzuhalten, den Arbeits-Vault beim Jobwechsel zu übergeben und in jedem Vault andere Plugins zu nutzen. Wer lieber einen Vault behält, gibt der Arbeit einen eigenen Ordner auf oberster Ebene und richtet die Dashboards darauf aus, wie es die Abfragen in der Dataview-Anleitung zeigen.