Obsidian voor werk — Sjablonen en commerciële licentie

Obsidian is gemaakt voor persoonlijke notities, en juist daarom werkt het goed op het werk: je vergadernotities, projectplannen en de geschiedenis van elke klant zijn Markdown-bestanden op je eigen computer, ze linken naar elkaar en zitten niet vast in een abonnement. Deze gids beantwoordt de drie vragen die mensen stellen voordat ze Obsidian voor hun werk gebruiken: of de licentie het toestaat, hoe je een werkvault inricht die na de eerste maand nog bruikbaar is, en wat er verandert als een heel team meedoet.

Is Obsidian gratis voor werk? De commerciële licentie uitgelegd

Ja. Het licentieoverzicht van Obsidian, voor het laatst bijgewerkt op 20 februari 2025, zegt dat de app gratis is voor elk doel, ook persoonlijk, commercieel en non-profit. Je hebt geen licentie nodig om hem in je baan of bedrijf te gebruiken. Er zijn twee optionele betaalde licenties die de ontwikkeling steunen: de Catalyst-licentie voor particulieren, met extra's zoals vroege toegang tot bètaversies, en de Commercial-licentie, waarmee een organisatie als supporter op de website van Obsidian verschijnt. Een van beide kopen verandert niets aan wat je met de app mag doen.

Twee praktische punten zijn belangrijker dan de licentie. Je notities blijven op je apparaat zolang je geen synchronisatie kiest, dus check de regels van je werkgever over waar werkgegevens mogen staan. En aanvullende diensten staan los daarvan: Obsidian Sync en Obsidian Publish zijn betaalde abonnementen, welke licentie je ook hebt.

Zo gebruik je Obsidian voor je werk: één vault, vijf soorten notities

Een werkvault wordt onhandig als elke notitie er anders uitziet. Hij blijft bruikbaar als er maar een paar soorten notities zijn, elk met dezelfde eigenschappen, zodat Dataview ze kan samenvoegen. Vijf soorten dekken het meeste kantoorwerk.

Dagnotities als inbox

Begin elke dag in één notitie: wat er in de agenda staat, wat er moet af en een logboek van wat er gebeurt. Wat echt werk wordt, krijgt een eigen notitie en een link terug. Het sjabloon voor dagnotities geeft je die opzet kant-en-klaar.

Vergadernotities die actiepunten opleveren

Elke vergadering krijgt een notitie met dezelfde vier secties: agenda, notities, besluiten en actiepunten. Omdat de actiepunten selectievakjes zijn met een eigenaar en een datum, kan een dashboard alle openstaande punten uit alle vergaderingen tonen. De sjablonen voor vergadernotities dekken teamvergaderingen, 1-op-1's, klantgesprekken, daily standups en retrospectives.

Projecten met een status en een planning

Eén notitie per project, met een eigenaar, een status en een start- en einddatum in de eigenschappen. De projectmanagementvault groepeert ze op status en eigenaar, en het Gantt-diagram-sjabloon tekent een planning uit de taakdatums. Voor het dagelijkse werk komt er een kanbanbord bovenop.

Klanten en contacten in een persoonlijk CRM

Mensen en bedrijven krijgen eigen notities, en elk gesprek wordt met datum vastgelegd. De Obsidian-CRM-vault maakt van dat logboek de opvolgingen van deze week, lopende deals per fase en contacten die al twee maanden niemand heeft gesproken.

Taken in de hele vault

Taken kunnen staan waar ze ontstaan, in een vergadering, een project of een klantnotitie, zolang ze hetzelfde formaat gebruiken. Eén query toont ze daarna op vervaldatum. De GTD-takenvault bouwt daar met de plugin Tasks een compleet systeem op.

Om te beginnen is een mappenstructuur genoeg die deze vijf soorten volgt:

Daily/
Meetings/
Projects/
Clients/
Templates/
Home.md

Obsidian voor teams: wat werkt en wat niet

Obsidian kun je delen, met grenzen die een team moet kennen voordat het ervoor kiest. Met Obsidian Sync kan de eigenaar van een externe vault medewerkers per e-mail uitnodigen. Volgens de helppagina's van Obsidian heeft elke medewerker een eigen actief Sync-abonnement nodig, kan een gedeelde vault maximaal 20 medewerkers hebben en krijgen medewerkers dezelfde rechten als de eigenaar, behalve dat alleen de eigenaar mensen kan uitnodigen. Live samen in hetzelfde bestand werken kan niet: je ziet geen cursors van anderen, wijzigingen verschijnen na het synchroniseren en gelijktijdige wijzigingen in één bestand worden bij het synchroniseren samengevoegd, met een versiegeschiedenis om oudere versies terug te halen.

Daardoor past Obsidian goed bij een klein team dat naslagnotities, vergaderverslagen of een kennisbank deelt, en slecht bij documenten waar meerdere mensen tegelijk in schrijven. Veel mensen gebruiken het andersom: een persoonlijke werkvault om na te denken en voor te bereiden, terwijl de gedeelde documenten van het team in de gebruikelijke bedrijfstools blijven.

Werk en privé gescheiden houden

Obsidian kan meerdere vaults openen, elk in een eigen venster, en via het vaultmenu tussen ze wisselen. Werk in een aparte vault houden maakt het makkelijk om de opslagregels van je werkgever te volgen, de werkvault over te dragen als je van baan wisselt en in elke vault andere plugins te gebruiken. Wil je liever één vault, geef het werk dan een eigen map op het hoogste niveau en richt je dashboards daarop, zoals de query's in de Dataview-handleiding laten zien.